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【ビジネスマナー】テレワークで増える「テキストコミュニケーション」のマナー

【ビジネスマナー】テレワークで増える「テキストコミュニケーション」のマナー

新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークが急速に普及しています。

テレワークとともに普及したものの一つに「Web会議システム」「チャットツール」があります。

どちらも離れた社員とコミュニケーションを取るには欠かせないものです。

Web会議システムがいわゆる「ビデオ通話」で分かりやすいツールである一方、文字でのやりとりになる「チャットツール」は、顔が見えないため相手の感情が読みにくかったり、逆にこちらの意図を伝えにくかったりと、悪戦苦闘している人も多くいます。

今回は、チャットツールのように「テキストコミュニケーション」が求められる場面でのマナーをご紹介します。

 

 

★【ビジネスマナー】そもそもチャットツールとは?

 

「チャット(chat)=会話」の名前の通り、会話形式でやりとりができるコミュニケーションツールを指します。

皆さんの身近なものだと、スマートフォンアプリのLINEなどがその例です。

LINEなどプライベートで多く利用されているチャットツールに対し、ビジネスにおけるチャットツールも存在します。

チャットツールにはメールと異なり、以下のような特徴があります。

・複数人同時にリアルタイムで会話できる。
・用件のみなど短文でのやりとりが可能なので気軽に使える。
・前後関係を時系列で読み返しやすい。

上記の特徴から時間のロスを削減=業務効率化が可能という特徴があります。

テレワークに限らず、遠方に支社があるなど社員同士に物理的な距離がある企業でも、何らかのチャットツールを導入しているという企業が増えてきています。

メールなども広い意味ではテキストコミュニケーションに含まれますが、今回は即時性やより会話に近いという部分に着目し、「チャットツール」を中心にテキストコミュニケーションのマナーについて触れていきます。

 

 

★【ビジネスマナー】テキストコミュニケーションのマナー

 

同じ「チャットツール」を使うものであっても、ビジネスにおけるテキストコミュニケーションは、プライベートのそれとはまた異なります。

特にチャットツールでの連絡は気軽に使える反面、相手の感情の温度感が読めない・メールと同じような定型文は必要かどうかで迷うなどの困りごとも出てきます。

 

<ビジネスのチャット>アイコンやプロフィールはビジネス仕様に

アカウントを作成したら、まずはアイコンや基本情報の設定から始めます。

社風にもよりますが、転職間もない若手社員の方のアイコンは、プライベートの画像やアプリで加工された自撮りではなく履歴書用の写真や入社時に撮影した画像が好ましいです。

また、プロフィール欄の設定にも注意します。

そのアカウントを使って社外の方とやりとりする可能性もゼロではないと考え、趣味や特技などを記載しなくてはならない時には「どう見られるか」に注意します。

好きでもないことを取り繕って書く必要はありませんが、「ギャンブル」などは印象が良くないので避けるなどしましょう。

あまりプライベートな部分は、記載内容に困ったら空欄でもOKです。

 

<ビジネスのチャット>目上の人には絵文字は使わない方が無難

チャットは気軽なものですが、親しい友人とのやりとりとは異なり、絵文字を使うのはビジネス向きではありません。

「!」や「?」は使っても良いですが、極端に多用しないように、文面はなるべくシンプルにします。

ただし、例外も2つあります。

1つ目は、先輩や同期など比較的親しい間柄の人との個別チャット・少人数チャットなどで、相手が絵文字を使ってきた場合。

この場合は少し絵文字を入れて返信しても良いでしょう。

あなたに親近感を感じて使ってくれたのであれば、これをビジネスライクに返してしまうと、相手も少し残念に思うかもしれません。

2つ目は、社内で絵文字文化が盛んな場合。

使うことで社員同士の距離感を縮めていこうというスタンスであれば、適度に使っても失礼にはなりません。

ですが、基本は絵文字を使わないということを頭に入れておきましょう。

チャットツールは社外の取引先の方を交えて使用することもありますので、そういったことを踏まえると絵文字を使わない文章に慣れておく必要があります。

 

<ビジネスのチャット>一度のポストで完結できることは一度で

チャットやSNSの便利なところは、気軽に発信できるという点。

しかし、この気軽さをいいことに、質問や確認事項を複数回に分けて発信してしまうケースもあるようです。

 

このように分けて発信すると、相手にも複数の通知が届くことになり、内容も読みにくくなってしまいます。

番号を振ってまとめるなど、工夫をしてみましょう。

 

一言、「長文になりまして申し訳ございません」と書き添えれば、相手の方も気持ちよく読むことができます。

 

 

★まとめ

 

チャットツールはその手軽さから慣れるとつい反射的に使ってしまいがちですが、基本的なこれらのマナーを押さえて使うようにしましょう。

また、顔が見えない相手とのコミュニケーションになるので、文字だけ見て「文章が短い。怒っているのかな」「何か気に触ることを言っただろうか」とくよくよ悩んでいては、せっかくの業務効率化ツールも台無しです。

マナーを守ってやりとりしているのであればあまり気にせず、良い意味で鈍感になることも必要です。

テキストコミュニケーションにうまく馴染めない場合は、すでに使いこなしている先輩や上司にコツを聞いてみるのも、良いかもしれないですね。

コミュニケーションの取り方に迷った時は、「社外の人が見てどう思うか」「上司が見てどう思うか」など、目上の方から見られた時に適切かどうかという部分を客観的に考えてみましょう。

手探りなテレワークも、うまくチャットやWeb会議を使うことで、孤独感を感じず乗り切れます。