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目指せ!コミュニケーション上手⑤臨機応変なコミュニケーション

目指せ!コミュニケーション上手⑤臨機応変なコミュニケーション

コミュニケーションを円滑に図るため、ぜひ役立てていただきたい本シリーズ。最終回の今回は、「臨機応変なコミュニケーション」について見ていきます。

★コミュニケーション上手への道/臨機応変…って何?

そもそも今回のテーマ「臨機応変」とは何なのでしょうか。

臨機応変とは、その場の状況に合わせて適切な対応をとることを指します。

社会人として働く上で、急なアクシデントや想定外の事象に遭遇するシーンは珍しくありません。

その時ごとに相応しいアクションを取れると、問題解決はもちろん周囲からの信頼にも繋がります。

では早速、よくある「急なアクシデント・想定外の事象」の例を挙げて、こんな時はどうすれば良いか?を解説していきます。

★コミュニケーション上手への道/具合が悪い!急な遅刻・欠勤が発生する時

朝起きてみたら、熱があった…。体調がすぐれず、通院してから出勤したい…。

そんな時は、どうすれば良いでしょうか?正解は「すぐに(直属の)上司に連絡し、事情を話す」です。まずは電話しましょう。

相手も通勤電車の中で電話に出られない可能性がありますが、話せなくてもまずは着信を残すこと。

加えて、社内のチャットツールがあれば、そちらでも連絡します。

上司とどうしても連絡がつかない時は、先輩など他の社内の人にも念のため伝えておきましょう。

その時必ず「上司のXXさんに連絡したのですが、繋がらず…」と、相手を驚かせないよう、連絡した経緯を落ち着いて説明します。

もし上司とすぐに連絡がつかなくても、着信を残したり概要を別の人に伝えられれば、あなたがまず上司に連絡を試みたという証しになりますので、必ずまずは上司に連絡します。

遅刻の場合は「どのくらいで会社に到着できそうか」の見通しも伝えておくと良いでしょう。

病院の混雑具合を確認し、少し余裕をみて時間を見積もっておきます。

「早く会社に行かなくちゃ」と焦ってタイトなスケジュールを伝えると、結局間に合わない時にまた連絡…と、あなたも上司も二度手間になってしまいます。

体調不良はやむをえないですが、もし前日の夜、早い段階で兆候があれば「明日、もしかすると出社できないかもしれない」と事前に伝えておくのもよいでしょう。

なるべく早く休んで万全を期すと伝えた上で、翌朝再度(出社できる場合も、できない場合も)状況を連絡しましょう。

★コミュニケーション上手への道/話が違う?以前と違う指示を出された時

認識の食い違いは、しばしば起こります。

例えば、前回のミーティングで上司から「来週までにAをしてくれ」という指示があったにもかかわらず、今週「先週伝えたBはできているか?」と聞かれた場合、驚くのはもちろん、「先週はAと言われたのに…」と、少し腑に落ちない気持ちになってしまいますよね。

このままプロジェクトを進めても、何となくモヤモヤが残ってしまい、コミュニケーションにも摩擦が生まれる可能性が高くなってしまいます。

上司の指示が以前と違う気がする。

この場合は自分ばかり我慢するのではなく、きちんと「自分はAという認識でいた」ということを伝える必要があります。

率直に言うのではなく、少し工夫し、「角が立たない」伝え方を探ってみましょう。

・自分の記録と異なる可能性があり、確認したいというスタンス

「申し訳ありません。先週、メモを『A』ととっていましたが、正しくは『B』でしょうか。」

・Aの発展形がB(A≒B)である可能性を確認するスタンス

「自分は『A』と認識していましたが、『A=B』という認識で間違いないでしょうか。」

・自分がいない場でA→Bに変更になり、聞かされていなかった可能性を確認するスタンス

「自分は完全に『A』の認識でしたが、どこかのタイミングで『B』に変更になりましたでしょうか。先週は席を外していたこともあり、確認できますと幸いです。」

誰でも、聞かされていた内容と異なる話をされると「あれ?」と思ってしまうものですが、「話が違うんじゃないですか?!」と正面からぶつからず、まずは確認する姿勢でコミュニケーションをとってみましょう。

もしかすると、自分がうっかり取りこぼしていたということもあるかもしれません。

人間ですから、何事もミスが全くないというわけにはいきません。

少しでもリスクを回避するために、ミーティングの議事録はしっかりとっておきましょう。

事業部やチームで共通のシートを使えば、認識の相違も少なくなります。

記録をとることは、実はコミュニケーション上手への近道なのです!

★コミュニケーション上手への道/迷ってしまう…決断しなければならない時

仕事の場面では、時に決断を迫られます。

若手のうちは自分に決定権がないにもかかわらず、「会社の顔」として情報交換会や名刺交換会で多くの人と接する機会があります。

そんな時に他社から提案をされたら、どうすれば良いのでしょうか。

結論、「一旦、上司にも相談してみます」と伝え、持ち帰りするのが良いです。

その場の雰囲気で「いいですね」「ぜひ」などと軽く言ってしまうと、先方も「売り込むチャンス」と捉えてしまいますので、必要以上に乗り気な素振りを見せない方が無難です。

若手でまだ仕事が一人前でないうちは、挨拶や礼儀が一層大事ですが、愛想を振り撒くことが礼儀ではありません。

社外の人にこそきちんと落ち着いた態度で、いちビジネスパーソンとして接しましょう。

★過去記事も読んで、目指せ!コミュニケーション上手

全5回の本シリーズで、色々なコミュニケーションについて学んできました。

これまでの記事も都度振り返りながら、社内や社外でのさまざまなシーンで役立ていただければと思います。

目指せ、コミュニケーション上手!

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