【入社後の悩み・2】ミスや失敗を防ぐためには

前回の記事で、入社後の悩みTOP3の第1位、「人間関係」を円滑にしていくコツをご紹介しました。

今回は入社後の悩みTOP3の第2位、「ミスや失敗を防止する方法」についてお話していきます!

★ミスや失敗は誰だって避けたい

まずはじめに、ミスや失敗は誰でも「できればしたくないもの」であるという認識を持っておきましょう。新入社員の皆さんはもちろんミスをしたくないと思いますが、あなたの先輩も上司もその気持ちは同じです。もっと視野を広げたお話をすると、会社全体・社会全体がミスを防止するという意識で仕事に取り組んでいます。

ミスを予防しようという意識はとても良いことです。しかしミスを過剰に恐れることで、何もできなくなってしまったり、自信がなくうつむきがちになってしまう・自己肯定感がなくなってしまうという事態に陥ることもあります。ミスへの行き過ぎた恐怖心は、仕事に悪い影響を及ぼします。

「ミスしたくない」という後ろ向きな気持ちに縛られて行動するのではなく、「ミスを防ごう」という、前向きな意識を持つようにしましょう。では、ミスを防ぐために何ができるのか?具体的な対策を見て行きましょう。

 

★ミスを防ぐためにできること

ミスを防ぐポイントは5つあります。

①メモをとり、内容を確認する
②やるべきことをリスト化する
③あいまいな部分は必ず確認を取る
④見直すことを習慣にする
⑤休み上手になる

シンプルな施策なので「これだけ?」と感じるかもしれませんが、全てを行うことで格段にミスが減らせます。順番に、見ていきましょう。

①…メモを取り、内容を確認する

記録することは、仕事の基本でもあります。頭で覚えようとしても、人は必ずどこかで取りこぼしてしまうものです。そんな時にメモがあれば、記録して後から何度も見直せます。手を動かして書くことで更に記憶に定着するので、仕事の進め方など基礎中の基礎は紙に書いて覚えるのが良いです。パソコンに向かっている人であれば、メモ機能で打ち込んでおくのも良いです。とにかく、記録すること。これが基本中の基本です。

②…やるべきことをリスト化する

これも①に近い内容、というか応用のようなものです。メモを取って覚えたことも、順序立てて行動できなければうまく活かすことができません。そういう時に、やるべきことを紙でもPCでも良いので文字に起こしてリスト化することで、計画的に仕事を進められます。年間の目標を月単位で分割し、そのためには今週何をすればいいか、今日何をすればいいかと逆算していきましょう。

仕事は、スポーツにも通じるところがあります。この成績をあげるにはどの試合でどれだけ勝てばいいのか、更に勝つためには日々どんなトレーニングをすればいいのか…。日々のやるべきことはビジネスシーンでしばしば『タスク』と呼ばれます。このタスク管理には前述のようなメモ書きも良いのですが、PCやスマホのカレンダー機能を使うと、便利です。大抵のPC・スマホのカレンダー機能は、URLや住所・詳細メモを入力できたりと細かくスケジュール管理ができるようになっています。ぜひこういった機能を使いこなしてみましょう。

おすすめは、Googleカレンダーです。社内の人が使っていれば互いにスケジュールを共有できるので、自分のタスク管理のためだけでなく、お互いの動きを可視化できるというメリットもあります。

しかし、日々のスケジュールをカレンダーに入れていっても、果たして今やるべきことが何か、いくつあるのかがわからなくなる…。

こんな時にオススメなのが、Jooto(ジョートー)というクラウド型のスケジュール管理システム。Jootoではタスクを「これからやる(ToDo)」「進行中」「完了」の3つに分け、管理ができます。作成したタスクはドラッグ&ドロップの簡単操作で直感的に管理ができるので、初心者の方にもすぐ使いこなせるでしょう。上記のGoogleカレンダーなどと併用することで、より抜け漏れのないタスク管理ができます。もちろんこちらも社内の人とタスクを共有可能。誰がどのくらいのタスクを抱えているのかが一目でわかります。

Googleカレンダーでは毎日のスケジュールを管理・共有、Jootoではそのスケジュールの中のタスク一つずつを管理・共有していくイメージです。他にも便利なツールはたくさんあるので、自分にあったものをぜひ探してみましょう。

③…あいまいな部分は必ず確認を取る

怒られるかもしれないという恐怖がミスをする恐怖に優ってしまうと、あえて確認をしないという人も出てきます。

「質問をしたら、『人の話を聞いていなかったのか!』と怒られそう…」

「『その質問、何回もしてるでしょ?』と言われたら…」

そう考えると、ふとわいた疑問も、質問するのをためらってしまいますね。しかし、よく考えてみましょう。いっとき注意されるか、後で大きなミスになるか…どちらが大ごとになるかを考えたら、当然後者であるということは容易に想像ができます。曖昧なことを曖昧なまま進めると、正確さもスピードも落ちます。不明点を防止するための①・②ですが、抜け漏れやまだ教わっていないことを頼まれる可能性もあります。どんな時でも不明点はきちんと質問し、早めに解決しましょう。

先輩や上司は、あなたの分からないことを表情や様子から読み取ってくれるとは限りません。必ず自分から言葉にして、確認を行いましょう。

④…見直すことを習慣にする

①・②で作ったメモやカレンダーなどは、書きっぱなし・作りっぱなしにせずしっかり見直すことで振り返りや進捗確認に使いましょう。

「PDCA」という言葉をご存知でしょうか?これはビジネス用語でP=Plan(計画)、D=Do(実行)、C=Check(確認)、A=Action(改善)の頭文字を取って仕事のサイクル(一連の流れ)を表した言葉です。全ての仕事はこのサイクルの上に成り立っているという説もあるくらい、ビジネスシーンでは浸透した考え方です。このポピュラーな考え方「PDCA」の中にも「C=確認」が含まれます。仕事は、振り返りをすることで自分や会社の成長に繋げていくことができます。むしろ確認をしなければ、いつまでも同じミスや似たような失敗を繰り返す原因にもなります。しっかり「確認」「見直し」の習慣をつけて、「改善」に繋げていくようにしましょう。

PDCAについてはこちらで詳しく説明しています。

⑤…休み上手になる

例えば、スマートフォンも休ませながら使うと充電が長持ちするように、人間も適度な休憩やリフレッシュをすることで、集中力が持続します。少し集中力が落ちてきたと思ったら、少し伸びをしてみるだけでもその後の能率が上がります。またランチ休憩などもうまく使いましょう。オフィスの外に出て外の空気を感じてみたり、同僚と楽しく話すなどで気分の切り替えができ、「この後も頑張ろう」と前向きになれますよ。入社直後は緊張であまり余裕がないかもしれませんが、ぜひこちらも試してみてください。

 

★自分のミスをリスト化・原因究明して再発防止!

人間に絶対という言葉はあり得ないので、ミス発生の確率は下げられても、どうしても起こってしまうミスというものはあります。これだけ気をつけていても、起こるときは起こるものです。そんな時は慌てず落ち込まず、まずはミスの対処。そして気持ちを「次は絶対にしない」と切り替えましょう。

ミスをしてしまったら「やってしまった」ミスを書き出し、リスト化していきます。ここでも単純にリスト化するだけでなく、「なぜミスをしたか」と「防止のための対策案」をしっかり考えてみましょう。自分のミスがデータベース化できれば、傾向も見えてくるのでより対策がしやすくなります。部分的な解決だけではなく、自分という人間が一体どんな作業や状況に弱いのかという全体像が可視化されるので、ミスのリスト化はぜひやってみましょう。これは、先ほどのPDCAに繋がる部分でもあります。

 

★まとめ

ミスに対する不安な気持ちは多くの人が抱えている部分です。しかし、このように対策と振り返りをすることで、その発生の確率を大きく低下させることができます。万が一の時も「してしまった」ことより「今このミスに対して何ができるか」「これから同じミスを防ぐためには何ができるか」に目を向け、自分の成長に繋げていきましょう!

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